Kapsalon software met online agenda voor kappers

Een salon agenda kiezen: zes vragen voordat u tekent

Bijna elke kapsalon software belooft hetzelfde: online afspraken, herinneringen, een klantenkaart. Op de productpagina's lijken ze op elkaar. Het verschil zit in hoe de agenda omgaat met het werk in uw salon: een kleuring die uit aanbrengen, inwerken en föhnen bestaat, twee kappers met elk hun vaste klanten, een zaterdag die al weken vol zit.

Stel daarom geen vraag over het aantal functies, maar over uw eigen week. Laat de aanbieder een echte dag uit uw agenda nabouwen, met de kleuring van 10 uur en de herenknipbeurt die tijdens de inwerktijd tussendoor kan. Lukt dat niet in een demo, dan lukt het op zaterdag ook niet.

• Kan elke behandeling een eigen duur én inwerktijd krijgen?
• Heeft elke kapper een eigen planning, met vrije dagen en specialiteiten?
• Kan de klant bij het boeken online betalen, de hele behandeling of een voorschot, en kies ik dat per behandeling?
• Wat kost elke extra medewerker per maand?
• Wat kosten de herinneringen, en zitten die in de prijs?
• Hoe krijg ik mijn klantenbestand terug als ik opzeg?

Wat kost kapper software in België?

Weinig aanbieders zetten een Belgische prijs online. Op 07/10/2026 doen Treatwell en Salonkee dat op hun Belgische pagina; Optios, een Belgische salonsoftware, werkt met een offerte op maat. Dit zijn de bedragen van die pagina's zelf; alleen Treatwell vermeldt dat commissie en kosten exclusief btw zijn.

Een maandprijs zegt weinig zolang u niet weet wat erbij komt: de prijs per extra medewerker, berichten die apart worden verkocht, en bij een platform de commissie op nieuwe klanten. Vraag dus altijd een offerte op papier, met het aantal medewerkers dat u echt hebt.

• Treatwell: Starter € 29 per maand, maandelijks gefactureerd; 35% commissie op de eerste boeking van een nieuwe klant via het platform, 0% op herhaalafspraken, 2% transactiekosten op online vooruitbetaalde afspraken; excl. btw.
• Salonkee: „vanaf 49€ / maand” voor Pack Start; Pack Plus en Pack Business zonder bedrag op de pagina.
• Optios: prijs op offerte, volgens pakket en aantal gebruikers.
• Traxo: Starter € 40 bij jaarbetaling of € 50 per maand; Pro € 80 of € 100, met tot zes accounts, het Google-profiel en het spaarprogramma; 3% op wat online wordt betaald; geen kassa.

Treatwell, prijzen voor salons (België), geraadpleegd op 07/10/2026 · Salonkee, prijzen (België), geraadpleegd op 07/10/2026 · Optios, prijzen, geraadpleegd op 07/10/2026

Rekenvoorbeeld: een kapper alleen, met acht nieuwe klanten via een platform

Illustratief voorbeeld, geen klant: een kapper die alleen werkt en in één maand acht nieuwe klanten via Treatwell krijgt, voor een behandeling van € 60.

Bij Treatwell betaalt ze die maand € 29 voor Starter en 8 × € 60 × 35% = € 168 commissie: € 197, excl. btw. Komen die klanten daarna rechtstreeks terug, dan is de commissie 0%.

Bij Traxo Starter kosten dezelfde acht behandelingen, online betaald, € 50 per maand en 3% van € 480, dus € 14,40: samen € 64,40, excl. btw. Traxo brengt die acht nieuwe klanten niet aan; het laat de klanten die u al vinden bij u boeken. Veel salons houden daarom beide: het platform voor nieuwe klanten, de eigen website voor wie terugkomt.

Treatwell, prijzen voor salons (België), geraadpleegd op 07/10/2026

Welke prijzen moet een kapsalon in België aanduiden?

De FOD Economie zette de regels voor kapsalons op een rij in guidelines van 06/07/2022. De prijzen van uw diensten moeten van buiten de zaak te lezen zijn: „de klant mag niet verplicht worden het kapsalon binnen te stappen om ze te kunnen raadplegen”. En de aangeduide prijs is de totaalprijs, inclusief btw en verplichte supplementen: hoort bij een snit altijd een haarwassing, dan staat die erbij.

De guidelines gaan over de etalage; de regel van de totaalprijs (artikel VI.4 van het Wetboek van economisch recht) geldt voor elke aangeduide prijs, ook online: „de aangeduide prijs [is] de door de consument totaal te betalen prijs, waaronder is begrepen: de belasting over de toegevoegde waarde, alle overige taksen […]”. Een online prijslijst zoals in de etalage voorkomt ook verrassingen aan de kassa. Een „prijs vanaf …” noemt de FOD een onjuist voorbeeld, omdat de klant dan haar totaalprijs niet kan berekenen.

• Arrangementen in detail: „wassen + snit + brushing = … euro”, en de prijs per haarlengte als die verschilt.
• Prijzen voor kinderen en studenten duidelijk: tot welke leeftijd, voor wie.
• Een aangekondigde korting vertrekt van de laagste prijs van de 30 dagen ervoor.
• Bij contante betaling rondt u het totaal af op 5 cent, sinds 1 december 2019.
• Inbreuken: een geldboete tot € 80.000, of 4% van de jaaromzet.

FOD Economie, „Prijsaanduiding in kapsalons”, 06/07/2022 (gearchiveerde kopie; de site van de FOD toont een robotcontrole), geraadpleegd op 07/10/2026 · Wetboek van economisch recht, art. VI.3 tot VI.6 (Justel), geraadpleegd op 07/10/2026

Heb ik een diploma nodig om een kapsalon te openen?

In Vlaanderen niet. De vestigingswet is volgens Unizo sinds 1 januari 2018 afgeschaft in Vlaanderen, en daarmee ook de verplichting voor kappers. In Brussel en Wallonië is kapper nog een gereglementeerd beroep: daar moet u uw beroepsbekwaamheid aantonen. Welke regel geldt, hangt af van de plaats van uw maatschappelijke zetel, ook als u een vestiging in een ander gewest hebt.

Unizo, „Heb ik een diploma nodig om te starten als zelfstandige?”, geraadpleegd op 07/10/2026 · UCM, « Vérifier votre accès à la profession », geraadpleegd op 07/10/2026

Overstappen van kapsalon software zonder klanten kwijt te raken

De grootste zorg bij overstappen is niet de nieuwe agenda, maar de oude klanten. Vraag de huidige aanbieder eerst om een export van het klantenbestand: namen, telefoonnummers, e-mailadressen, en waar mogelijk de behandelhistorie en kleurrecepten. Kijk ook naar de opzegtermijn, zodat u niet twee abonnementen tegelijk betaalt.

Afspraken die al in de oude agenda staan, laat u daar tot hun datum; nieuwe afspraken komen in de nieuwe. Zet in die weken de boekingsknop op uw website en op uw Google-profiel om, en vertel vaste klanten aan de kassa dat ze voortaan op de website boeken. Zo loopt de oude agenda vanzelf leeg.

Bij Traxo stoppen de website en het domein met het abonnement. Het klantenbestand krijgt u op verzoek binnen 30 dagen terug; daarna wordt het verwijderd.